Hessen – Schülerdaten auf privaten Geräten verarbeiten

Datenschutz in Schulen

Wenn Lehrkräfte digital arbeiten wollen, dann schwebt das Thema „Datenschutz von Schülerdaten“ wie ein Damoklesschwert über ihnen. Besonders kritisch wird es, wenn du schülerbezogene Daten auf privaten Geräten verarbeitet möchtest. Das beginnt bei der Excel-Tabelle in der Noten eingetragen werden, bis hin zum Einsatz eines digitalen Lehrerkalenders.

Dabei ist die Panik vieler Lehrkräfte unbegründet, da es in jedem Bundesland eindeutige Gesetze, Erlasse und Verordnungen gibt, die den Datenschutz von Schülerdaten regeln. Die meisten von ihnen sind auch so formuliert, dass sie in der beruflichen Praxis gut und einfach zu verwirklich sind. In diesem Beitrag findest du Informationen zu den Datenschutzbestimmungen in deinem Bundesland!

Wichtiger Hinweis! Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung! Ich bin kein Jurist / Rechtsanwalt / Datenschutzexperte! Von daher kann und darf ich keine anwaltlichen Tipps geben und übernehme für die nachfolgenden Tipps keinerlei Haftung. Für eine genaue Auskunft, wende dich bitte an den Datenschutzbeauftragten deiner Schule.

Hessen

Personenbezogene Daten auf privaten Geräten von Lehrkräften

Das Hessische Kultusministerium erlaubt die Verarbeitung personenbezogener Daten auf privaten Geräten von Lehrkräften. Geregelt wird dies in §3 der Verordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten in Schulen und statistische Erhebungen an Schulen. Schwierig sind allerdings die geforderten technischen Voraussetzungen.

Welche Daten dürfen verarbeitet werden?

Grundsätzlich ist zu beachten, dass die Verordnung die Datenverarbeitung auf privaten Geräten nur Lehrkräften erlaubt.

In welcher Art und Umfang Daten erfasst, verarbeitet und genutzt werden dürfen, regelt der Punkt A6 in der Anlage 1 der oben genannten Verordnung. Zu beachten ist, dass die rechtliche Möglichkeit, die nachfolgenden Daten zu erfassen, nicht auch die Erlaubnis mit sich bringt, diese Daten zu verarbeiten. Es dürfen nur Daten erfasst und verarbeitet werden, die zur Erledigung der zugeteilten Aufgaben notwendig sind.

Dazu gehören: (Achtung! Lange Auflistung 🙂 )

  1. Name einschließlich Geburtsname,
  2. Vorname,
  3. Geschlecht,  Geburtsdatum,
  4. Klasse/Jahrgangsstufe, Kurs,
  5. Schüleraktenzeichen und Gesamtschülerverzeichnis,
  6. LUSD-ID der Schülerin oder des Schülers,
  7. Unterrichtsfächer,
  8. Bildungsgang, Ausbildungsrichtung/ Ausbildungsberuf, gegebenenfalls Schwerpunkt,
  9. Fächer, in denen die Lehrkraft Schülerinnen und Schüler unterrichtet,
  10. selbst erteilte Zeugnisnoten und Ergebnisse und Teilergebnisse schriftlicher, mündlicher und praktischer Leistungsüberprüfungen sowie Verhaltensbewertungen in dem von der Lehrkraft erteilten Unterricht sowie Art und Datum der Leistungserhebung beziehungsweise der Bewertung,
  11. Zeiten des Fernbleibens vom Unterricht in den Fächern, in denen die Lehrkraft die Schülerinnen und Schüler unterrichtet
  1. Mitglieder der Schulleitung, gegebenenfalls weitere mit Leitungsaufgaben betraute Lehrkräfte und Klassenlehrer dürfen soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist, darüber hinaus die folgenden Schülerdaten verarbeiten:
    1. Halbjahresnoten in allen Fächern der betreffenden Schülerinnen und Schüler,
    2. alle zeugnisrelevanten Leistungsangaben,
    3. zeugnisübliche Bemerkungen,
    4. Telefonnummer, Telefaxnummer und E-Mail-Adresse der Schülerinnen und Schüler sowie deren Eltern sofern der Erhebung nicht widersprochen wird,
  2. Förderschullehrkräfte und Berufsschullehrkräfte mit sonderpädagogischer Zusatzausbildung dürfen zur Erstellung von sonderpädagogischen Gutachten außerdem folgende personenbezogene Daten verarbeiten:
    1. zur Anamnese der Schülerin oder des Schülers in ihrer oder seiner Familie,
    2. zu den Entwicklungsbedingungen der Lernumwelt,
    3. zu Faktoren und Merkmalen hinsichtlich der Vorgeschichte,
    4. zu Lernvoraussetzungen und den individuellen Fähigkeiten in ihrem Zusammenhang mit der aktuellen Lernsituation,
    5. zum Lernverhalten,
    6. zur sprachlichen Entwicklung,
    7. zur körperlichen und motorischen Entwicklung,
    8. zum emotionalen und sozialen Verhalten,
    9. zur kognitiven Entwicklung,
    10. zur Handlungsfähigkeit in Situationen der täglichen Erfahrung,
    11. zu zusammenfassenden Beurteilungen,
    12. zu Förderempfehlungen und zu Hinweisen für den zu entwickelnden Förderplan.

Welche Daten dürfen nicht verarbeitet werden?

Hierzu trifft Hessen keine konkreten Aussagen. Grundsätzlich dürfen alle Daten nicht erfasst werden, die nicht im vorherigen Punkt aufgezählt worden.

Da die Daten in der Regel immer von einer höheren Ebene weitergegeben werden (z.B. von der Klassenleitung an die Fachlehrkraft), muss diese abwägen, welche Daten zur Erfüllung des Unterrichts- und Erziehungsauftrages notwendig sind.

Was muss ich schulorganisatorisch beachten?

Wenn du schülerbezogene Daten auf privaten Endgeräten verarbeiten möchtest, dann musst du dies bei der Schulleitung schriftlich anzeigen.

Im Gegensatz zu anderen Bundesländern bietet Hessen hierfür keine Vorlage an – demnach reicht ein formloses Schreiben.
Dieses Schreiben muss allerdings beinhalten:

  • Eine Beschreibung der vorgesehenen Datenarten und Einsatzzwecke,
  • eine Verpflichtung, die Datensicherheitsmaßnahmen im Sinne des § 10 des Hessischen Datenschutzgesetzes einzuhalten,
  • die Erklärung der Lehrkraft, sich der Kontrolle des Hessischen Datenschutzbeauftragten zu unterwerfen sowie die Verpflichtung, dessen Beauftragten nach vorheriger Terminvereinbarung Zugang zu der häuslichen Arbeitsstätte zu gewähren, um die vorhandenen Datensicherungsmaßnahmen und die Einhaltung der Datensicherungsmaßnahmen zu überprüfen.3Die Verpflichtung muss die Zusicherung enthalten, dass mögliche Mitinhaberinnen oder Mitinhaber der Wohnung mit dieser Zugangsregelung einverstanden sind

Deine Schulleitung muss der Datenverarbeitung zustimmen. Sollte sie feststellen, dass gegen Bestimmungen der Verordnungen verstoßen wird, kann sie die Datenverarbeitung untersagen.

Bei einer automatisierten Texterstellung für Zeugnisse, Mitteilungen, Benachrichtigungen und ähnlichen Schriftstücken müssen die dafür erforderlichen personenbezogenen Daten nach Abschluss der Aufgabe unverzüglich gelöscht werden.

Welche Medien darf ich zur Datenverarbeitung nutzen?

Hier macht die Landesregierung keine Einschränkung. Jegliches Medium (PC, Laptop, Tablet, USB-Stick, …) ist erlaubt, sofern die Bestimmungen eingehalten werden (können).

Was muss ich technisch beachten?

Technisch betrachtet sind einige Dinge zu beachten: dein Gerät muss durch ein geheimes Passwort geschützt sein, damit es vor dem Zugriff Dritter geschützt ist,

  • die Daten dürfen nur auf einem separaten Datenträger gespeichert werden, z.B. auf einem USB-Stick; also nicht auf der Festplatte des Gerätes
  • alternativ können die Daten auf einem nur für die Lehrkraft zugänglichen Speicherbereich der Schule bzw. des Schulträgers gespeichert werden
  • die Daten müssen verschlüsselt abgespeichert werden
  • die verschlüsselten Daten müssen vor dem Zugriff Dritter geschützt werden; üblicherweise durch ein Passwort am Benutzerkonto
  • die eingesetzten Betriebssysteme (Windows, Linux, MacOS, Android, iOS, …) müssen immer auf dem aktuellsten Stand und mit den aktuellsten Sicherheitsupdates ausgestattet sein,
  • die automatische Sperrfunktion mit Passwortschutz am Bildschirmschoner ist auf eine Inaktivität von höchstens 15 Minuten Dauer einzustellen
  • während du an den Daten arbeitest, musst du das Gerät vom Internet trennen
  • hängt das Gerät am WLAN, ist für eine Verschlüsselung dessen zu sorgen

Wenn es um die Erstellung von Fördergutachten geht, sieht das Ministerium eine erhöhte Sicherheitsstufe vor:

Gerade für die Verarbeitung dieser Daten [Fördergutachten / Anm. des. Autors] ist der Einsatz dienstlicher Geräte anzustreben.
Wenn dies nicht zu realisieren ist, sind für das Erstellen von Fördergutachten mit privaten Geräten Verfahren zu wählen bzw. zu entwickeln, die jede Speicherung der Daten auf den privaten Datenverarbeitungsgeräten der Lehrkräfte weitgehend technisch ausschließen und deren Wirkung nicht von einem störungsfreien Betrieb und der Umsetzung organisatorischer Maßnahmen abhängig ist.

https://datenschutz.hessen.de/datenschutz/hochschulen-schulen-und-archive/verarbeitung-von-schüler-oder-elterndaten-auf-privaten

Um das umzusetzen, sollte am besten ein USB-Stick genutzt werden, der verschlüsselt werden kann bzw. wird. Die Fördergutachten dürfen nur in der Schule / Dienststelle ausgedruckt werden.


Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass die Möglichkeit der Datenverarbeitung auf privaten Geräten in Hessen klar geregelt ist. Allerdings sind die technischen Bedingungen, die erfüllt werden müssen, sehr hoch und nicht unbedingt praxisnah. Des Weiteren sind die Bestimmungen aus dem Jahr 2009 und wurden seither nicht mehr aktualisiert, sodass Bereiche wie die Tabletnutzung oder der Einsatz digitaler Lernplattformen nicht geregelt sind.

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